16. februar 2013

P- som post it, planlægning og prioritering


Jeg har printet denne fine A4 og hængt op inde på arbejde- og nogle dage får jeg sat nogle gule sedler med en aktivitet på hver om morgenen- og det er så skøn en fornemmelse at hive en seddel ned og smide i skraldespanden. 
For så har jeg et synligt bevis på at jeg har planlagt, prioriteret og udført det jeg ville den dag på job- og det er sjældent at mine dage går på den måde- for der er jo altid noget andet der tikker ind og skal ordnes løbende- men de her tegninger er så fine og det giver en følelse af at jeg har valgt det vigtigste og fået det gjort- og så kan jeg godt gå hjem og holde fri oveni hovedet... 

Jeg har helt fra barnsben været vant til lister- min mor lavede dem til min søster og jeg med ting vi skulle have ordnet inden hun kom hjem fra arbejde- jeg var supergod til at læse mens jeg skrællede kartofler- og der blev ordnet meget den sidste ½ time inden hun dukkede op- jeg kan ikke huske at vi fik skæld ud hvis ikke vi havde ordnet tingene- men det var smartest at der var mad klar når min far kom ind fra stalden om aftenen- så den eneste diskussion der var-var imellem min søster og jeg, og handlede om, om den ene uge var inde i huset eller om den var ude ved min far, for der var der også aktiviteter at hjælpe med - 

Men tilbage til det med lister- på mit studie til bygningskonstruktør havde vi et emne der hed personlig planlægning- og det blev bedømt til eksamen :-)
Man starter med en aktivitetsliste over alle opgaver- lige som min mors- så sætter man dem op i mulig rækkefølge- for at finde den kritiske vej- altså der hvor en aktivitet altid er afhængig af at den foregående er helt slut- det er aktiviteter på den kritiske vej der forsinker projekters aflevering hvis noget trækker ud- eller tager længere tid end forventet (estimeret!!!)
Så vurderer man hvor lang tid hver aktivitet tager- med de ressourcer (bemanding og materiel) man har til rådighed/ plads til- så kan man putte hver aktivitet ind i en kalender - en tidsplan- eller et ganttdiagram:

Og så kan man se hvornår den samlede opgave kan være færdig....og den skal selvfølgelig tilpasses undervejs- da det er et styringsredskab men ikke den endegyldige sandhed- bare hver ting bliver gjort så skal vi nok nå målet - engang!


Sådan arbejder jeg sjældent i mit nuværende job som projektleder- jo med nogle af delelementerne- og i baghovedet - på projekterne- men ikke med min personlige planlægning- og det giver faktisk nogle gange stress- at alle aktiviteter bare flyver rundt inde i hovedet- at jeg så skriver alt ned på lister- giver mig 3 A4 ark med opgaver- det giver ikke altid ro og overblik- for hvad er det vigtigste IDAG ?

Det prøver jeg at synliggøre med de fine tegninger øverst... de er hentet her, hvis du får lyst :-)

Derhjemme laver jeg ikke ret mange lister- jo indkøbs huskeseddel over det vi er udgået for- og hvad vi skal huske til ferien osv- og de ting der skulle ordnes ved huset inden vi forsøgte at leje det ud- men de der lister med at indrette stuen, male skabet, tapetsere et eller andet- dem har jeg droppet- for jeg får så dårlig samvittighed over ikke at få det gjort- og i bund og grund er de jo ikke så vigtige- og det er sjovere at lave det jeg har lyst til med og uden min familie når jeg har fri.... så mine kreating er heller ikke projekter eller opgaver- det er noget jeg går til og fra når jeg har lyst- og hvis jeg så får et produkt jeg er glad for er det herligt- og ellers er det bare tidsfordriv- lige som at læse blogs, spille golf !!! ;-), gå tur eller andet herligt :-)

10 kommentarer:

  1. Uh.. jeg kunne lære noget af dig. Men jeg er ikke god til lister - for jeg ville få stress af alle de gule sedler som ikke forsvinder.

    God weekenend

    SvarSlet
    Svar
    1. Kære Erna, det er jo derfor det er vigtigt kun at have 3-5 ting pr dag på den side, så er det bare bonus det man når ekstra:-)

      Slet
  2. Dejligt indlæg du har lavet i dag :-)
    Tidligere mens jeg var alene, der havde jeg alt i hovedet og hvert minut fra jeg fik fri fra arbejde var planlagt i mindste detalje, så jeg kunne nå så meget som muligt inden sengetid.
    I dag bliver tingene gjort af lyst, og ikke af "pligt" - det gør det langt sjovere at få tingene gjort. Selv om der stadig er 2 - 3 ting, som skal gøres den pågældende dag.

    SvarSlet
    Svar
    1. Kære Ketty, hold da op så diciplineret du har været. Var det fordi du var ene om det, altså simpelthen for at nå alt? Må indrømme at jeg sover fint fra rod og opvask, men bedst til at ordne ting om morgenen. Også ting som ikke er så nødvendigt for at komme afsted....

      Slet
  3. This is just such a nice idea! :)

    SvarSlet
    Svar
    1. Yes i like the nice drawings and the persons in the drawers univers.

      Slet
  4. Jeg har tidligere arbejdet som teknisk designer og lavet tidsplaner på samme måde som du har beskrevet... Det er smart, nogle gange :) jeg elsker selv små to-do lister, men jeg skal vide at jeg har en realistisk mulighed for at nå det, ellers bliver jeg sur over alt det jeg ikke lige nåede... Men den side med 5 lapper er super sød, måske jeg skulle printe den ud. Det er jo altid dejligt når man kan x-e tingene af :)

    Kh. Jo

    SvarSlet
    Svar
    1. Ja brumbas det er smart nogle gange, men det der planlægning kan også blive for meget når ikke det handler om jobbet. Og man løber netop sur i de megalange to do lister...

      Slet
  5. Dit post-it ark er virkelig skønt. Jeg skriver en sjælden gang lister til mig selv, hvis der er lidt for mange ting at nå. Det er vidunderligt at krydse af!

    SvarSlet
    Svar
    1. Ja kig ind på linket hende der har lavet de søde tegninger har mange fine ting. sjovt så forskellige vi alle er med planlægning, jeg er jo arbejdsskadet....

      Slet